Die Strukturplanung eines Projekts ist essenziell für einen reibungslosen Ablauf und eine übersichtliche Organisation des Gesamtprojekts. Planung ist somit das A und O im Projektmanagement. Ein gängiger und effizienter Weg die Strukturierung zu verbildlichen ist der Projektstrukturplan.
Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)?
Der Projektstrukturplan ist eine vielfach verwendete Methode des Projektmanagements, um eine vollständige Übersicht über ein Projekt zu erstellen. Durch den PSP können alle Aufgaben, die es zur Erreichung des Projektziels zu erledigen gilt, in hierarchischer Form dargestellt werden. Visualisiert wird dieser Projektfahrplan anhand einer Baumstruktur, die in Teilen einem Organigramm ähnelt. Daher wird der Projektstrukturplan auch als „Strukturbaum“ bezeichnet.
Für die Erstellung des Plans muss das Projekt in Teilschritte aufgespalten werden, welche einfacher zu handhaben sind. Hierzu wird das Gesamtprojekt zunächst in Sammelvorgänge, Einzelvorgänge und schließlich Arbeitspakete unterteilt, die auf den unterschiedlichen Ebenen des Baumdiagramms angeordnet werden. Im Englischen wird der Projektstrukturplan daher auch als „Work Breakdown Structure“ bezeichnet.
Durch die vorzeitige Befassung mit der Rahmenstruktur des Projekts kann der Leistungsumfang vor Beginn der Tätigkeiten festgesetzt werden und eine Orientierungsgrundlage geschaffen werden. Er bildet somit die Basis für die Planung, Steuerung und Überwachung des Projekts, auf der, im weiteren Verlauf, beispielsweise die Termin- und Kostenplanung aufgebaut werden können. Der Projektstrukturplan ist allerdings nicht mit dem Gantt-Diagramm zu verwechseln, sondern fungiert vielmehr als dessen Grundlage, denn der konkrete Zeitplan wird mit dem PSP noch nicht erfasst.
Insgesamt ist der Projektstrukturplan also eine übersichtliche Visualisierung der Projektphasen und der kleinschrittigen Projektstruktur, mithilfe dessen die Organisation, Durchführung und Zielerreichung im Blick behalten werden kann.
Wie ist der PSP aufgebaut?
Klassischerweise wird der Projektstrukturplan anhand eines Baumdiagramms grafisch dargestellt. Für die Erstellung muss das Projekt zunächst in seine Untereinheiten aufgeschlüsselt werden, die in der Visualisierung die Äste des Strukturbaums widerspiegeln. Das Projektteam arbeitet sich hierbei von den Teilprojekten, über die Teilaufgaben, zu der kleinsten Einheit, den Arbeitspaketen, vor.
| Gesamtprojekt |
| Teilprojekte |
| Teilaufgaben |
| Arbeitspakete |
Der Strukturbaum setzt sich aus verschiedenen Ebenen zusammen, die jeweils eine Einheit repräsentieren. Bei der Gliederung gibt es jedoch unterschiedliche Vorgehensweisen, wobei die Wahl meist von der Art des Projekts abhängig ist. Besteht beispielsweise ein linearer Projektablauf, ist eine phasenorientierte Gliederung vorteilhaft. Hierbei würde die höchste Gliederungsebene die einzelnen Projektphasen abbilden, worunter sich die zugehörigen Teilprojekte und Aufgaben eingliedern. Diese Form der Gliederung hat den Vorteil, dass der Ablauf des Projekts gut zu erkennen ist und die Notwendigkeit eines ergänzenden Projektphasenmodells entfällt.
Die Gliederungsformen
- Funktionsorientierte Gliederung: Die funktionsorientierte Gliederung strukturiert das Projekt entsprechend zu den Unternehmensfunktionen, beziehungsweise den ausführenden Bereichen. Bei dieser Form der Gliederung stehen Aktivitäten und Tätigkeiten im Vordergrund, weshalb sie Parallelen zu der Linienorientierung des Betriebs aufweist.
- Objektorientierte Gliederung: Wenn das Projekt aus sich ähnelnden Objekten besteht, welche alle eine verwandte Herangehensweise erfordern, macht es Sinn die objektorientierte Gliederungsform zu wählen. Organisiert man beispielsweise ein Street-Food-Event, gilt es diverse Stände zu organisieren. Für den Aufbau dieser, sind im Grunde genommen die gleichen Schritte notwendig, sodass jeder der Stände ein Objekt darstellt, an welchem sich der Projektstrukturplan gliedert.
- Phasenorientierte Gliederung: Gerade in Projekten, die einen Entwicklungsprozess beschreiben, kann man mit der phasenorientierten Gliederung die Projektstruktur adäquat darstellen. Soll beispielsweise der Verlauf von der Projektvorbereitung, über die Durchführung bis zu der Fertigstellung visualisiert werden, können diese Phasen auf der obersten Gliederungsebene dargestellt werden. Darunter lassen sich dann die analogen Teilprojekte und Arbeitspakete eingliedern.
Eine starre Einhaltung der ausgewählten Gliederungsform ist jedoch nicht vorgeschrieben. Teilweise ist es hilfreich auf unterschiedlichen Ebenen des Baumdiagramms andere Gliederungsformen zu benutzen. Hierbei können die Teammitglieder ihrer Kreativität freien Lauf lassen und per Brainstorming die optimale Strukturierung erarbeiten. Wichtig ist jedoch, dass nicht innerhalb einer Ebene verschiedene Gliederungen angewendet werden, da dies die übersichtliche Organisation zu Nichte macht und zu Verwirrungen führen kann.
Wie erstellt man einen Projektstrukturplan?
Die Erstellung des PSP liegt nicht nur in der Hand der Projektleitung, sondern ist vielmehr die erste Gemeinschaftsaufgabe des Projektteams. Alle Teammitglieder kommen in einem sogenannten „Kick-Off-Workshop“ zusammen und sammeln, in Form eines Brainstormings, Ideenvorschläge für die Strukturplanung und Aufgliederung des Projekts.
Schritt für Schritt zum PSP:
- Was sind wichtige Projektmeilensteine und Projektphasen?
- Was ist bereits über Risiko-, Ziel- und Stakeholderanalyse bekannt?
- Welche Aktivitäten/Aufgaben sind zur Zielerreichung erforderlich?
- Welche Gliederungsform soll verwendet werden?
- Wie soll vorgegangen werden (Top Down oder Bottom Up)?
- Wie können die Arbeitspakete strukturiert und untergliedert werden?
- Wie soll die Codierung aussehen?
- Ist alles stimmig und kann mit der exakten Einhaltung des PSP das Projektziel erreicht werden?
Wenn die Projektmeilensteine und die Projektphasen definiert sind, steht bereits eine grobe Projektstruktur, an der sich der Strukturplan orientieren kann. Im nächsten Schritt sollten alle bereits vorliegenden Informationen und Daten der vorausgegangenen Analysen gesammelt werden, die es bei der Planung zu beachten gilt. Ist dies geschehen können erforderliche Aufgaben und Aktivitäten zur Zielerreichung definiert werden, jedoch zunächst lediglich in allgemeiner Form. Die detailliertere Strukturierung der Arbeitspakete erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Sind diese Punkte erledigt ist es an der Zeit, dass sich die Teammitglieder auf eine Form der Gliederung einigen und festgelegt wird, ob der Strukturbaum von oben nach unten, oder von unten nach oben, aufgebaut wird. Nun kann die eigentliche Projektstrukturierung folgen, indem die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete zusammengefasst und untergliedert werden. Diese werden dann nach und nach in das Diagramm eingepflegt, sodass die Baumstruktur entsteht. Oftmals wird im letzten Schritt noch eine Codierung eingeführt, die die Hierarchie veranschaulicht und eine eindeutige Bezeichnung der Elemente ermöglicht. Dies kann ein hilfreiches Tool sein, ist jedoch nicht obligatorisch für einen gelungenen Projektstrukturplan. Zu guter Letzt steht eine ausführliche Überprüfung des Strukturplan aus, bei der Unstimmigkeiten identifiziert und behoben werden. Am Ende ist das Ziel, dass die vereinte Erstellung des Projektstrukturplans ein gemeinsames Verständnis für das Vorhaben etabliert und die Teammitglieder einen umfangreichen Gesamtüberblick über das Projekt bekommen, in dem sie arbeiten werden.
Welches Programm unterstützt die Erstellung des PSP?
Der Goldstandard für die Erstellung eines PSP sind sicherlich die eigens dafür entwickelten Projektmanagement Tools. Die PM-Tools ermöglichen eine nahezu automatische Einrichtung des Strukturbaums und bieten die Flexibilität auch im Nachhinein Ebenen oder Arbeitspakete per Drag & Drop zu verschieben. Wer diese Tools nicht zur Hand hat, kann auf klassische Programme wie Word und Excel zurückgreifen. Anhand von downloadbaren Vorlagen lassen sich auch hiermit Strukturbäume erstellen. Hier gilt es aber besonders auf die passende Formatierung zu achten. Die Office Programme bieten somit die Möglichkeit den PSP zu visualisieren, jedoch geht mit der unflexiblen Darstellung die Detailliertheit verloren und die Option Änderungen im Nachhinein einfach einzupflegen.
Zweck und Vorteile: Warum erstellt man einen PSP?
Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für einen reibungslosen und organisierten Projektablauf. Mit der Strukturplanung kann der Leistungsumfang vollständig erfasst werden und ein strukturierter Überblick über anstehende Aufgaben ist jederzeit gegeben. Dadurch, dass bereits im Vorhinein alle Teammitglieder in der Erstellung involviert sind, hat das gesamte Projektteam stets einen klaren Überblick über das Gesamtprojekt und die einzelnen Zuständigkeiten. Die Transparenz ermöglicht eine professionelle Kommunikation, nicht nur zwischen den Projektmitarbeitern, sondern auch gegenüber den Stakeholdern.
Doch Transparenz und Übersicht sind nicht die einzigen Vorteile eines detaillierten Projektstrukturplans, denn die akribische Planung führt gleichzeitig auch zu einer Effizienz Steigerung der Projektarbeit. Probleme werden bereits im Vorhinein erkannt und jeder kennt seine Aufgaben und weiß, welche Schritte als nächstes anstehen. Gute Organisation und klare Aufteilungen können so motivierend wirken.
Da er als Ausgangspunkt für weitere projektbezogene Pläne wie das Gantt-Diagramm dient, ist er aus dem Projektmanagement nicht wegzudenken.
Strukturplanung mit dem PSP: Fazit
Die Projektarbeit in Unternehmen erlangt mehr und mehr an Stellenwert. PM-Methoden wie der Projektstrukturplan sind daher ein wesentliches Werkzeug, um den zunehmenden Workload besser bewältigen zu können und betriebliche Abläufe zu optimieren. Um eine Effizienz Steigerung durch den PSP zu erzielen, sollte dieser klar erfassbar sein und einen angemessenen Grad an Komplexität aufweisen. Die Anwendbarkeit im agilen Projektmanagement ist daher fragwürdig, da es einer vollständigen Vorausplanung des Projekts bedarf, die mit dem agilen Projektmanagement nicht vereinbar ist. Nichtsdestotrotz sollte der Projektstrukturplan in allen anderen Bereichen des Projektmanagements eine standardisierte Vorgehensweise sein, denn die Investition in die Erstellung kann am Ende ein zeit- und kostensparender Faktor sein.
