Jeder kennt es: Ob im Home-Office oder im Büro, gefühlt hat der Tag nie genügend Stunden, um alle anstehenden Aufgaben zu erledigen. Tätigkeiten müssen daher verschoben werden und Deadlines können nicht eingehalten werden. Die Work-Life-Balance gerät immer mehr ins Wanken. Gerade im Home-Office verschwimmt die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben immer mehr, sodass der Zeitdruck zu einem belastenden Störfaktor wird, der an den Nerven zerrt. Was aber, wenn wir dir sagen, dass du durch eine effektive und effiziente Zeitwirtschaft Struktur in deine Tagesplanung bringen kannst und, mit dem richtigen Zeitmanagement, plötzlich freie Zeitfenster zur Verfügung hast?
Was ist gutes Zeitmanagement?
Der Tag hat 24 Stunden. An dieser Tatsache lässt sich nichts ändern. Woran sich aber etwas ändern lässt, ist der Umgang mit dieser Zeit. Hier kommt das Zeitmanagement ins Spiel: Indem du mit konkreten Zeitmanagement Methoden deine Zeitplanung umstrukturierst, kannst du effizienter arbeiten und schaffst dein festgesetztes Arbeitspensum innerhalb deines definierten Zeitrahmens. Mit den richtigen Tipps und Tricks schaltest du Störfaktoren und Ablenkungen in deinem Alltag aus und schaufelst dir so Stück für Stück Zeitfenster frei, die du dann nach Belieben ausgestalten kannst. Mithilfe von gängigen Zeitmanagement Werkzeugen wirst du Zeitfresser zukünftig schneller erkennen und den Zeitdieben den Garaus machen. Da dies vor allem ein hohes Maß an Selbstorganisation erfordert, spricht man eher von Selbstmanagement als von Zeitmanagement. Denn die Zeit ist eine festgeschriebene Größe, wohingegen die Nutzung dieser jedem selbst überlassen ist. Durch die Methoden der Zeitwirtschaft lernst du, die Zeit jedoch auszutricksen, mehr Pufferzeiten für dich herauszuschlagen und deine Arbeitsweise zu optimieren.
Warum ist Zeitmanagement im Home-Office besonders wichtig?
Der Büroalltag ist meist von sich aus durch eine strukturierte Tagesplanung geprägt. Es herrschen feste Arbeits- und Pausenzeiten und der Schreibtisch dient als stetiger Arbeitsplatz, an dem alles seine Ordnung hat. Ablenkungen und Störfaktoren sind nur in einem geringen Umfang vorhanden, da meist eine allgemeine Arbeitsatmosphäre herrscht. Im Home-Office sieht dies jedoch oftmals anders aus, denn die Tagesplanung kann hier deutlich freier gestaltet werden und Störfaktoren sowie Ablenkungen gehören in den eigenen vier Wänden dazu. Um trotzdem eine effektive Arbeitsweise an den Tag zu legen und Erfolgserlebnisse zu erzielen, ist die adäquate Zeiteinteilung dort besonders relevant. Dabei spielen ein hervorragendes Selbstmanagement und eine professionelle Selbstorganisation die womöglich wichtigste Rolle für den Erfolg sowie für das Aufrechterhalten der Work-Life-Balance.
Wie funktioniert Zeitmanagement?
Sicherlich fragst du dich, wie du in deinen ohnehin schon viel zu vollen Tagesplan auch noch Zeit für die Optimierung deines Selbstmanagements aufbringen sollst. Es stimmt, dass dies zunächst Übung erfordert und du etwas Zeit in das Training der Zeitmanagement Methoden stecken musst. Doch am Ende holst du dir diese wertvollen Stunden zurück, indem du deine persönlichen Zeitdiebe ausfindig machst und eliminierst. Allgemein funktioniert das Zeitmanagement, indem du dir zunächst Gedanken darüber machst, welche Aktivitäten in deinem Alltag Zeitfresser sind. Dann listest du alle Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit auf und deckst Störfaktoren auf. Dies kann beispielsweise durch ein Brainstorming geschehen. Hast du dir erstmal eine Übersicht über den Status deiner Zeitwirtschaft gemacht, kannst du strukturiert an deiner Zeiteinteilung arbeiten. Hierfür eignen sich bekannte Zeitmanagement Methoden wie die ALPEN-Methode oder die 18-Minuten-Regel. Mithilfe der Werkzeuge des Zeitmanagements verschaffst du dir nach und nach Pufferzeiten und Zeitfenster. Außerdem wird dein Umgang mit Unterbrechungen oder Ablenkungen effizienter, sodass du nicht mehr so schnell in Zeitdruck gerätst.
Welche Zeitmanagement Methoden gibt es?
Es gibt eine Vielzahl effektiver Zeitmanagement Methoden. Welche der Vorgehensweisen am ehesten zu deiner Arbeitsweise passt, musst du für dich herausfinden. Zudem spielt es eine Rolle, ob die Technik im Büro oder im Home-Office angewendet werden soll. Wie du sehen wirst, sind manche Methoden mehr oder weniger für den jeweiligen Kontext geeignet.
Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode setzt sich aus fünf Aktivitäten zusammen, die nacheinander ausgeführt werden, um deine Zeiteinteilung zu optimieren. Durch das Akronym lässt sich diese Methode besonders gut im Gedächtnis abspeichern und gibt zugleich die korrekte Reihenfolge der Ausführung an.
- Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben
- Länge schätzen/festlegen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Bei der Verwendung dieser Methode kann es hilfreich sein, wenn du dir eigene Formulare oder ein digitales Tool anlegst, in welchem du deine Aufzeichnungen festhalten kannst.
Im ersten Schritt schreibst du dann alle Aufgaben und Aktivitäten auf, die du an einem Tag erledigen musst, am besten direkt sortiert nach ihrer Dringlichkeit. Auch die bevorstehenden Termine des Tages solltest du hier aufführen.
Nun geht es an die Schätzung des Zeitaufwands der jeweiligen Aktivitäten. Hierbei solltest du großzügig vorgehen, denn meist besteht die Neigung, die Arbeitszeit zu unterschätzen, was dich später in Zeitdruck bringen kann. Übertreibe es jedoch nicht mit der Detailliertheit, denn sonst kann die Planung selbst zum Zeitfresser werden.
Da der Alltag oftmals von Unterbrechungen und Ablenkungen bestimmt ist, die nicht planbar sind, solltest du dir im nächsten Schritt Pufferzeiten einplanen, die genau für diese unerwarteten Zeitverzögerungen dienlich sind.
Bei der Frage nach den Prioritäten solltest du klare Entscheidungen treffen und ausdrückliche Prioritäten setzen, an die du dich im Verlauf strikt hältst.
Natürlich kann es trotz rigider Planung dazu kommen, dass nicht alles glatt läuft und die Zeiteinteilung nicht optimal aufgeht. Aus diesem Grund ist am Ende des Tages oder am nächsten Morgen eine Nachkontrolle wichtig, bei der du dein Selbstmanagement reflektierst. So findest du heraus, ob du dir zu viel vornimmst, oder vielleicht sogar noch unausgeschöpfte Kapazitäten besitzt. Diese Schritte führen zu einer kontinuierlichen Optimierung deiner Arbeitsweise und du wirst schnell Erfolgserlebnisse bezüglich des Zeitgewinns erzielen.
Die 18-Minuten-Regel
Im Home-Office ist es eine Herausforderung, seine Tagesplanung einzuhalten und den ganzen Tag fokussiert zu arbeiten, denn die Überschneidung von Arbeit und zuhause führt zu einem Verlust der professionellen Atmosphäre. Viele klagen darüber, dass es ihnen im Home-Office an Produktivität mangelt und wichtige Aufgaben teilweise nicht zeitgerecht erledigt werden können. Die 18-Minuten-Regel unterstützt dich dabei, auch im Home-Office fokussiert zu arbeiten und deinen Tag effizient zu strukturieren, um genau dieses Problem zu lösen.
Ziel dieser Methode ist es, mit wenig Aufwand und auf einem einfachen, aber effizienten Weg deinen Tag zu strukturieren. Dabei durchläufst du täglich drei simple Schritte:
- Fünf Minuten am Morgen nimmst du dir Zeit, deine Tagesplanung auszuarbeiten. Dabei stellst du dir folgende Fragen: Welche Aufgaben muss ich erledigen? Wie verhält es sich mit der Dringlichkeit? Welches Tagesziel möchte ich erreichen?
- Bei einem achtstündigen Arbeitstag stellst du dir jede Stunde einen Wecker. Jedes Klingeln läutet eine Minute der Reflexion ein. War die Stunde produktiv? Was könntest du besser machen?
- Der letzte Schritt bezieht sich auf eine fünfminütige Reflexion am Abend, bei der du den Tag Revue passieren lässt. Hast du alle dringlichen Aufgaben erledigt? Ging deine Zeitplanung auf? Bist du zufrieden mit deiner Selbstorganisation?
Indem du täglich diese 18 Minuten (5 Minuten + 8 Minuten + 5 Minuten) in dein Selbstmanagement investierst, lernst du schrittweise deine Arbeitseinheiten zu optimieren und auch im Home-Office eine effektive Zeitwirtschaft zu führen. Doch nicht nur der geringe Zeitaufwand macht dieses Zeitmanagement Werkzeug so attraktiv. Der Kerngedanke der 18-Minuten-Regel liegt in der stetigen Selbstreflexion. Das kontinuierliche Hinterfragen deiner Selbstorganisation und deiner Arbeitsweise führt dazu, dass du ineffektive Gewohnheiten schneller erkennen kannst und aus deinem Alltag streichen kannst. So bleibst du den ganzen Tag über produktiv und konzentriert. Die raschen Erfolgserlebnisse stärken zudem dein Selbstwertgefühl und lassen deine Motivation steigen. Zudem holt dich jede Erinnerung des Weckers gedanklich zurück in deine Arbeit, sodass du eventuelles Abschweifen durch Ablenkungen oder Unterbrechungen unterbindest.
Eisenhower Methode
Diese Methode verdankt dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower ihren Namen. Im Fokus dieses Vorgehens steht die Wichtigkeit und Dringlichkeit bei der Zuweisung von Prioritäten, weshalb man auch von der „Dringend-Wichtig-Matrix“ spricht.
Die vier Felder der Eisenhower-Matrix beschreiben anhand eines Koordinatensystems, inwiefern die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuordnen sind. Aufgaben, die sowohl in ihrer Dringlichkeit als auch in ihrer Wichtigkeit sehr hoch einzuordnen sind, solltest du äußerst zeitnah selbst erledigen.
Tätigkeiten, die zwar sehr dringlich sind, aber von keiner großen Relevanz, eignen sich am besten dazu, an andere delegiert zu werden, denn sie würden dich nur an der Erreichung deiner Tagesziele hindern. Sollte sich keine Möglichkeit dazu zeigen, erledigst du diese vorzugsweise direkt, damit du dich in Ruhe den wichtigeren Aufgaben widmen kannst.
Wiederum gibt es Aufgaben, die zwar von hoher Wichtigkeit sind, aber ohne Zeitdruck bearbeitet werden können. Diese solltest du also zunächst an letzter Stelle deiner To-Do-Liste setzen.
Zu guter Letzt gibt es oftmals auch Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind. Bevor du diese angehst, solltest du die Sinnhaftigkeit der Aufgabe überprüfen, denn oftmals sammeln sich solche Tätigkeiten an und du verschwendest am Ende wertvolle Zeit für Nichtigkeiten. Müssen sie aber erledigt werden, gibst du diese nach Möglichkeit ab oder setzt dir selbst eine Frist für die Erledigung, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.
8 Tipps für das richtige Zeitmanagement
Egal welche Methode du anwendest oder ob du deine eigene Herangehensweise gefunden hast, die dich in deiner Arbeitsweise unterstützt und deine Produktivität steigert: Es ist nützlich, sich gewisse Grundlagen des Zeitmanagements vor Augen führen und diese ins Selbstmanagement zu integrieren. Oftmals ist es schwer, die Festgefahrenheit der eigenen Arbeitsweise zu erkennen und dass an gewissen Punkten Zeit verschenkt wird. Dann verlierst du dich schnell im Zeitdruck, der scheinbar eine zusätzliche Tagesplanung unmöglich macht. Doch genau diese strukturierte Planung ist am Ende der entscheidende Faktor, um wirklich zeiteffizient zu arbeiten und den Zeitdruck zu verringern. Mit den folgenden Tipps wirst du schnell merken, dass es sich lohnt, seine Selbstorganisation zu überdenken und Zeit in eine Optimierung zu investieren.
- Ziele und Meilensteine setzen: Habe immer klar vor Augen auf was du hinarbeitest und halte Ziele und Meilensteine schriftlich und/oder visuell fest. Du arbeitest so fokussierter und kannst deine Arbeitsweise auf die Zielerreichung hin ausrichten.
- Arbeitsatmosphäre schaffen: Gerade im Home-Office ist es oft nicht leicht, in einen richtigen Arbeits-Flow zu gelangen, da Ablenkungen und Störfaktoren dazugehören. Versuche daher diese möglichst aus deinem Arbeitsbereich zu verbannen und so eine produktive Atmosphäre zu schaffen.
- Notizen machen: Jeder kennt es: Du arbeitest konzentriert an einer Aufgabe und plötzlich fällt dir eine andere wichtige Tätigkeit ein oder du hast eine vielversprechende Idee. Die Konzentration wird unterbrochen oder du vergisst den Geistesblitz nach kurzer Zeit wieder. Gewöhne dir daher an, deine zufälligen Gedanken schriftlich festzuhalten, sodass du sie zum einen kurzzeitig wieder aus deinem Kopf verbannen kannst und sie zum anderen nicht vergisst.
- Prioritäten setzen: Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren, ist bekanntlich ein wesentlicher Bestandteil fast aller Zeitmanagement Methoden. Nimm dir also die Zeit, deine To-Do-Liste demnach zu strukturieren und konzentriere dich auf die relevantesten Dinge.
- Schritt für Schritt: Oftmals wird versucht, alles Mögliche gleichzeitig zu erledigen, um gefühlt Zeit einzusparen. Dies ist jedoch ein Trugschluss, denn so werden Aufgaben unzureichend bearbeitet und du bist immer nur mit der halben Konzentration bei der Sache. So wird meist mehr Zeit für jede einzelne Aufgabe aufgewendet, als es bei einer vollen Konzentration der Fall wäre. Daher macht es Sinn sogenanntes „Monotasking“ anzuwenden und die Aufgaben nacheinander statt gleichzeitig zu erledigen.
- Zeitfenster für Pausen schaffen: Pausen sind nicht nur dazu da, sich von der Arbeit zu erholen und neue Energie für den restlichen Arbeitstag zu sammeln, sondern geben deinem Tag auch die nötige Struktur. Plane deine Pausen also mit in die Tagesstruktur ein und lasse dafür Zeitfenster zwischen den Arbeitseinheiten frei.
- Der frühe Vogel fängt den Wurm: Ein Trick, um deine Arbeitsweise zu optimieren, ist es die Deadlines einen Tag vor der eigentlichen Frist zu setzen. So hältst du selbst bei unerwarteten Verzögerungen den Abgabetermin durch deine Zeitreserven ein und kannst deine Prioritäten frühzeitig anpassen.
- Aus groß mach klein: Aufgaben, die in ihrem Umfang erdrückend wirken, können solltest du in kleinere Blöcke unterteilen. Durch die einzelnen Zwischenziele erreichst du schon während der Bearbeitung kleine Erfolgserlebnisse und steigerst deine Motivation für das Erreichen der weiteren Meilensteine. Zudem lassen sich unwichtigere Unteraufgaben so leichter an andere delegieren, was wiederum dein Stresslevel senken kann.
Die Kunst der perfekten Organisation
Mit dem richtigen Zeitmanagement kannst du dir nicht nur dein Arbeitsleben, sondern auch dein Privatleben erleichtern. Durch das Erkennen von ineffektiven Gewohnheiten, typischen Zeitfressern und Störfaktoren hast du die Chance deine Arbeitsweise zu optimieren und so mehr Zeitreserven für andere Dinge zur Verfügung zu haben. Den Satz „Ich habe keine Zeit!“ wirst du künftig nicht mehr so leichtfertig sagen, denn du weißt, wie du dir Zeit schaffen kannst, wenn du Prioritäten setzt und Struktur in deine Tagesplanung bringst. Das Zeitmanagement ist somit das A und O für eine ausgeglichene Work-Life-Balance und das Erreichen von professionellen Zielen.
