Projektmanager: Aufgaben im Projektmanagement

Planung, Koordination, Leitung- In der Projektplanung hält der Projektmanager die Fäden in der Hand. Aber welche Aufgabenbereiche umfasst das Berufsbild und welche Anforderungen muss er erfüllen?

Was ist das Projektmanagement?

Das Projektmanagement ist nicht in einem Wort definierbar, denn es umfasst ein komplexes Aufgabenspektrum. Im Großen und Ganzen versteht man unter der Begrifflichkeit den Zusammenschluss aller Planungs-, Kontroll- und Leitungsaufgaben, die in der Umsetzung eines Projektes anfallen.

Mit einem Projekt eines Unternehmens ist ein einmaliger Geschäftsprozess gemeint, der durch ein temporär aufgestelltes Projektteam durchgeführt wird. Unter der Leitung eines Projektmanagers, der für die Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts zuständig ist, wird ein Auftrag innerhalb eines bestimmten Zeit- und Kostenplans umgesetzt.

Das Projektmanagement basiert auf standardisierten Verfahrenstechniken, die durch verschiedene Projektmanagementsysteme festgeschrieben sind. Dazu zählen beispielsweise die Prozessbeschreibungen, die Wissensgebiete und die Methoden.

Jedes Projekt trägt auch ein gewisses Risiko mit sich und bedarf daher einer konstanten Überwachung in Form des Projektmanagements. Mit dem sogenannten „agilen Projektmanagement“ kann auf unvorhergesehene Probleme und Risiken schnell eingegangen werden und Änderungen im Projektplan vorgenommen werden. Es zeichnet sich durch seine dynamische und flexible Vorgehensweise aus, weshalb sich das agile Projektmanagement in Expertenkreisen zu einem häufig etablierten Standard entwickelt hat.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektleiter übernimmt die Leitung für ein ihm zugeteiltes Projekt. Er trägt somit die Verantwortung für jegliche Prozesse, die das Projekt betreffen. Von der Planung, über die Durchführung und Steuerung, bis hin zur Realisierung und des Abschließens eines Projekts ist der Projektmanager zuständig.

Durch die vielfältigen Aufgabenbereiche muss ein Projektmanager weitreichendes Fachwissen besitzen und sich mit einer Führungsposition identifizieren können. Er begleitet jeden Schritt des Projekts und leitet das ausgewählte Projektteam an.
Er ist nicht nur Ansprechpartner für die Projektmitarbeiter, sondern auch für die Vorgesetzten, denn als Experte für das Vorhaben muss er die Fortschritte und den aktuellen Stand stets im Blick haben und diese Informationen auch nach oben weiterleiten. Er fungiert als Bindemittel zwischen den Abteilungen und Verantwortungsbereichen. Durch ihn werden Termine, Kosten und Qualität des Vorhabens eingehalten und die Arbeitsabläufe stetig optimiert.

Eine häufige Fehlannahme besteht darin, den Job des Produkt- oder Prozessmanagers mit der Arbeit des Projektmanagers zu verwechseln. Bei den Aufgaben des Produktmanagers steht jedoch vielmehr der Markt im Fokus, was sich vor allem in Werbetätigkeiten widerspiegelt. Der Prozessmanager hingegen überwacht vorwiegend das unternehmensinterne Anforderungsmanagement und trägt zur Prozessoptimierung und dem Erreichen von Unternehmenszielen bei.

Aufgabenbereiche eines Projektleiters

Als Projektmanager musst du ein echtes Multitalent sein, denn dein Zuständigkeitsbereich betrifft die verschiedensten Geschäftsabteilungen und umfasst zahlreiche Verantwortlichkeiten. Je nach Notwendigkeit wirst du von deinem Arbeitgeber flexibel eingesetzt, abhängig davon, in welchem Bereich ein neues Projekt ansteht. Bereits mit der Auftragsstellung beginnt dein Zuständigkeitsgebiet. Du planst das Projekt, bist für die Vor- und Nachbereitung zuständig und setzt es schließlich bis zur Abnahme um.

Dein Aufgabenbereich fällt in die ganzheitliche Koordination und Steuerung des Projekts. Da dies alleine eine unmögliche Aufgabe ist, stellst du dir ein kompetentes Projektteam zusammen, das unter deiner Anleitung an der Umsetzung des Projektplans arbeitet.

Da die Aufgabenbereiche branchenabhängig variieren können und das Aufgabenfeld von äußerster Komplexität geprägt wird, ist die Zusammenfassung der Zuständigkeitsbereiche nicht einfach. Zu den wesentlichen Aufgabenbereichen zählen:

• Bewertung der Risiken
• Budget überwachen und einhalten
• Leitung des Projektteams
• Fachwissen zu Wettbewerbssituation, Logistik und Infrastruktur
• Planung und Umsetzung des Projekts
• Vermittlung zwischen Vorgesetzten, Projektteam und externen Mitwirkenden

Die Aufgaben eines Projektmanagers – Liste

Die Aufgaben eines Projektmanagers sind divers. Als Projektleiter trägst du nicht nur die Verantwortung für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts, sondern auch für die Projektmitglieder und die Kommunikation zwischen den Abteilungen. Um ein Projekt strukturiert durchführen zu können, bedarf es kleinschrittiger Planung und der Einhaltung des Projektplans. Die Aufgaben des Projektmanagers lassen sich aufgrund der Komplexität am besten phasenweise betrachten:

Konzeption:

• Formulierung des Auftrags
• Grobplanung des Projektablaufs
• Termine und Fristen festlegen
• Budgetziele setzen
• Ressourcenanalyse
• Projektanalyse
• Absprache von Zielen

Planung:

• Aufwandseinschätzung
• Projektziele definieren
• Projektstrukturplan entwerfen
• Risiken identifizieren und einplanen
• Termin-/Zeitplan erstellen
• Ressourcen planen
• Budgetplan
• Team zusammenstellen
• Verantwortungsbereiche verteilen
• Periodisches Controlling
• Aufgabenverteilung
• Aufteilung in Teilprojekte
• Projektkultur entwickeln
• Projektmeilensteine definieren
• Feinplanung
• Evtl. Schulungsmaßnahmen einplanen

Realisierung:

• Steuerung Projektaktivitäten
• Überwachung Budget
• Konfliktmanagement
• Einhalten Termine und Deadlines
• Leitung des Projektteams
• Erreichen Zwischenziele
• Projektbesprechungen / Meetings leiten
• Abteilungsübergreifende Kommunikation
• Projektcontrolling
• Dokumentation und Berichterstattung
• Risikomanagement
• Teamentwicklung
• Richtlinien einhalten
• Überwachung der Projektfortschritte
• Projektrepräsentation nach außen
• Unterlagenverwaltung

Abschluss:

• Endabnahme
• Analyse des Projektablaufs
• Optimierungsmaßnahmen für kommende Projekte
• Projektnachkalkulation (Einhaltung von Frist und Budget?)

Beispiel: Aufgaben als Projektmanager in einer Werbeagentur

Gerade in Werbeagenturen sind Projektmanager ein nicht wegzudenkender Bestandteil der Unternehmensstruktur. Durch unterschiedlichste Kunden stehen immer neue Projekte an, für die ein Expertenteam, angeführt von dem Projektleiter, zusammengestellt wird. Grundsätzlich ähneln sich die Aufgaben eines Projektmanagers aber unabhängig von der Branche. Bei der Arbeit in einer Werbeagentur stehen vor allem die Kundenkommunikation und die regelmäßigen Absprachen zwischen Vorgesetzten, Projektteam und Kunde im Fokus.

• Kundenkommunikation
• Qualitätskontrolle
• Briefing Erstellung
• Ressourcenplanung
• Teamzusammenstellung
• Interne und externe Projektkommunikation
• Marketingkampagnen
• Arbeitsleistungen überwachen und leiten
• Kundenmeetings
• Funktion als Bindeglied (Vorgesetzte-Projektleiter-Kunde)

Anforderungen und Kompetenzen: Was muss man als Projektmanager können?

Der Job eines Projektmanagers ist alles andere als anspruchslos. Branchenspezifisches Fachwissen und exzellente Methodenkenntnisse sind daher die wesentlichen Voraussetzungen, um ein Projekt leiten zu können. Wie definiere ich Ziele realistisch? Wie kann ich Ressourcen optimal einteilen? Wie erstelle ich einen professionellen Projektplan? All diese Fragen solltest du als Projektmanager beantworten können. Besondere Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen sind ebenfalls notwendig, um bei der Budgetplanung und Ressourcenaufteilung effizient zu arbeiten.

Viele Projekte weisen zudem internationalen Charakter auf, weshalb Englischkenntnisse und interkulturelle Kompetenzen zu den nötigen Anforderungen gehören. Da bei der Planung und Konzeption eines jeden Projektes die Verwendung von Office Programmen unumgänglich ist, sind diesbezügliche Fähigkeiten ebenso essenziell.

Neben den fachlichen Kenntnissen gilt es zudem gewisse Soft Skills mitzubringen, die für die Übernahme einer Leitfunktion relevant sind. Als Projektmanager trägst du eine hohe Verantwortung, derer du dir bewusst sein solltest. Du kannst ein noch so großes Organisationstalent sein, wenn es an den zwischenmenschlichen Kompetenzen mangelt, bist du für eine derartige Führungsposition nicht geeignet.

Hast du das Zeug zum Projektmanager?

• Entscheidungsfreudigkeit
• Kommunikationsstärke
• Führungskompetenz
• Durchsetzungsvermögen
• Organisationstalent
• Pünktlichkeit
• Soziale Kompetenzen
• Konfliktfähigkeit
• Empathie
• Flexibilität
• Teamfähigkeit
• Eigeninitiative und Motivation
• Problemlösefähigkeit
• Kritikfähigkeit
• Souveränität

Mit steigender Verantwortung wächst auch die Belastung. Stressresistenz ist daher das A und O. Aufkommende Schwierigkeiten sollten dich nicht so leicht aus der Ruhe bringen. Mit Kreativität und interdisziplinärem Denken lassen sich auch komplexere Probleme mit Leichtigkeit lösen.

Natürlich sind diese Kompetenzen zum Einstieg in das Berufsleben noch nicht auf das höchste Niveau ausgeweitet, weshalb Unternehmen oft auf Berufserfahrung sowie Praxiserfahrung setzen. Mit Praktika und co. kannst du deine praktischen Kenntnisse vertiefen und so bei Bewerbungsverfahren und Vorstellungsgesprächen punkten.

Das Projektteam

Jedes Projekt braucht nicht nur einen Projektmanager, sondern auch Projektmitglieder, das dem Projektleiter zuarbeiten kann. Ohne kompetente Unterstützung ist ein Projekt zum Scheitern verurteilt, weshalb du bei der Auswahl deiner Teammitglieder auf fachliche Kompetenz achten solltest. Oft werden daher zeitweilige Projektmitarbeiter eingestellt, deren Knowhow an bestimmten Zeitpunkten des Auftrags gefragt ist. Man spricht von offenen Projektgruppen, da die Mitarbeiter je nach Projektstatus wechseln können. Bei geschlossenen Projektteams hingegen sind lediglich ständige Projektmitarbeiter angestellt, welche von Beginn bis Ende des Projekts Teil des Teams sind und bleiben.

Bestandteile eines Projektteams sind somit:

• Der Projektleiter
• Ständige Projektmitarbeiter
• Zeitweilige Projektmitarbeiter
• Unternehmen/ Personen, die durch Dienstleistungen in das Projekt involviert sind

Wo arbeiten Projektmanager?

Da Projekte in den unterschiedlichsten Branchen durchgeführt werden, stehen dir als Projektmanager ein vielfältiger Arbeitsmarkt und spannende Karrierechancen offen. Meist arbeitest du als Angestellter in einem größeren Unternehmen, wo du, je nach Bedarf, in verschiedenen Abteilungen eingesetzt wirst. Mit ausreichend Berufserfahrung kannst du dich aber auch selbstständig machen und als sogenannter Freelancer Projekte in wechselnden Firmen leiten. Dein Vertrag besteht in diesem Fall nur für das jeweilige Projekt, nach dessen Fertigstellung du den Konzern wieder verlässt.

Egal ob im Angestelltenverhältnis oder als selbstständiger Projektmanager kannst du bei der Branchenwahl deinen Interessen nachgehen. Je nach persönlicher Spezialisierung kannst du beispielsweise in einem der folgenden Teilbereiche tätig werden:

• Logistik
• Pharmakonzerne
• Chemiekonzerne
• IT
• Automobilindustrie
• Forschung
• Immobilienbranche
• Gesundheitswesen
• Finanzbranche
• Unternehmensberatung
• Ingenieurwesen
• Elektrotechnik
• Kommunikationsbranche

Wie werde ich Projektmanager: Abschluss und Werdegang

Es gibt verschiedene Ausbildungswege, um als Projektmanager Karriere zu machen. Es ist entweder ein entsprechendes Studium oder eine Ausbildung erforderlich. Ein spezifischer Grundstudiengang, der sich auf das Projektmanagement konzentriert, existiert nicht. Vielmehr ist das Projektmanagement als eine Art Teildisziplin in verschiedenen Bachelorstudiengängen integriert. Mit beispielsweise einem Wirtschaftsingenieur-, Informatik-, oder Betriebswirtschaftslehre Studium kannst du den ersten Grundstein für deine Karriere als Projektmanager setzen.

Erst im Master besteht die Möglichkeit, sich zu spezialisieren. Das ist zum Beispiel mit Studiengängen wie dem Manager of Business Administration (MBA) möglich. Es handelt sich dabei jedoch um ein äußerst anspruchsvolles Studium, mit hohen Anforderungen bezüglich des Numerus Clausus, Vorpraktika und Eignungstests.

Ein einfacherer Weg ist daher die Ausbildung zum Projektmanager. Entscheidest du dich für eine Ausbildung, kannst du dich direkt für die Rolle des Projektleiters zertifizieren. Berufs- oder Praxiserfahrung ist für diese allerdings meist obligatorisch.

Neben dem Studium oder der Ausbildung als Zugang zum Projektmanagement kannst du, mit ausreichend Berufserfahrung, an fachlichen Weiterbildungen teilnehmen. In Führungsseminaren hast du die Chance, eine Zertifizierung als Projektmanager zu erlangen.

Warum Projektmanager werden?

Hohe Verantwortung, komplexe Aufgabenbereiche und Überstunden – Das Berufsbild des Projektmanagers geht mit einer hohen Belastung einher. Wieso solltest du also im Projektmanagement tätig werden?

Die Komplexität des Berufs geht nicht nur mit negativem Stress einher, sondern verspricht dir im Gegenzug auch ein vielfältiges Tätigkeitsfeld. Du übernimmst eine wichtige Rolle in einem Unternehmen. Du bist bei der Projektplanung nicht wegzudenken, weshalb dich vielversprechende Berufsaussichten erwarten. Die Jobsuche wird dir als Planungstalent nicht schwerfallen. Durch die hohe Verantwortung besitzt du gleichzeitig auch Planungsfreiheit und kannst dich somit kreativ ausleben. Durch die Arbeit in einem Projektteam triffst du auf abwechslungsreiche Charaktere und profitierts von den fachlichen Kenntnissen deiner Projektmitarbeiter. Langeweile ist daher ein Fremdwort im Berufsalltag eines Projektmanagers. Zudem wirst du für dein Engagement mit einem großzügigen Gehalt belohnt.

Es sprechen somit viele Gründe für eine Karriere im Projektmanagement. Natürlich ist trotzdem nicht Jeder für die Position geeignet, weshalb eine realistische Einschätzung deiner Kompetenzen und beruflichen Wünsche Grundvoraussetzung für die Berufswahl ist. Erfüllst du aber die Anforderungen und siehst dich als kompetente Person für eine Position auf Führungsebene, kann das Projektmanagement ein erfolgversprechender Karrierepfad mit abwechslungsreichem Arbeitsalltag sein.