Was ist das Projektcontrolling?
Projektcontrolling gilt als ein Teilbereich des allgemeinen Projektmanagements und umfasst im Allgemeinen die Planungsfunktion sowie die Funktion, den Projektfortschritt mit dem Projektplan zu überprüfen. Das Projektcontrolling liefert wichtige Informationen und arbeitet dabei eng mit der Projektleitung zusammen, damit die Auswirkungen verschiedener Optionen auf die Kosten und den Zeitplan während des Projektverlaufs beurteilt werden können. Das Projektcontrolling beinhaltet alle notwendigen Tätigkeiten, damit die Projektsteuerung über die gesamte Projektlaufzeit erfolgreich ist. Zu diesen Tätigkeiten zählen die konkrete Projektkalkulation, Terminierung und Finanzierung sowie Kommunikation von Projekten im Unternehmen. Zudem wird beim Projektcontrolling auch die Investitionsplanung, die Steuerung und die Abrechnung der Projekte durchgeführt. Das Hauptziel vom Projektcontrolling besteht darin, ein zuvor festgelegtes Ziel mit Hilfe der Verwendung von begrenzten Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichen.
Wie sieht das Projektcontrolling in der Praxis aus?
In der Praxis stehen beim Projektcontrolling eine kontinuierliche Überwachung sowie die Aktualisierung der festgelegten Projektparameter im Vordergrund. Diese ist notwendig, um den Projektverlauf spezifisch steuern und optimieren zu können. Die relevanten Projektparameter sind die Datenauswertung, die den Soll- und Ist-Zustand vergleicht, die Leistungs- und Arbeitswertanalyse, auch Schwachstellen- oder Risiko-Analyse genannt, sowie die Überwachung der Ausgaben und Einnahmen für das entsprechende Projekt. Bei dieser Kontrolle der genannten Projektparameter wird jeder Projektparameter kontinuierlich betrachtet.
Teilbereiche des Projektcontrollings
Im Projektcontrolling gibt es viele verschiedene Tätigkeiten, die unterschiedlichen Teilbereichen zugeordnet werden können. Dabei sind die drei wichtigsten Teilbereiche die Projektkalkulation, die Projektleistung sowie die Projektkontrolle.
Die Projektkalkulation ist ein fester Bestandteil in der Vorbereitungs- und Planungsphase, denn in dieser Phase werden die Gesamtkosten, variable Kosten sowie die Fixkosten berechnet und festgelegt. Es wird empfohlen, diese Projektkalkulation so frühzeitig wie möglich durchzuführen, damit zeitnah das Budget für das Projekt aufgestellt werden und die Umsetzungsphase des Projekts beginnen kann.
Der zweite wesentliche Teilbereich, die Projektleistung, umfasst die Qualität des jeweiligen Projekts. Bei der Projektleistung kommt es darauf an, die Qualitätsansprüche des Projekts zu überwachen und sicherzustellen. Falls es im Zuge dieser Überwachung zu Abweichungen vom Projektplan kommt, kann dieser Zustand frühzeitig erkannt werden und es können Maßnahmen eingeführt werden, die dem entgegensteuern.
Der dritte Teilbereich, die Projektkontrolle, ist dafür da, die Soll- und Ist-Kosten während des Projekts zu dokumentieren und auch mit Hilfe verschiedener technischer Instrumente zu visualisieren. Dabei ist es hilfreich, die Soll- und Ist-Kurven grafisch darzustellen, um ablesen zu können, ob die Kosten überschritten wurden oder nicht. Neben der Kontrolle der Kosten sollen auch die Termine kontrolliert werden, um abschätzen zu können, ob ein Projekt im Zeitplan liegt oder nicht.
Was sind die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektcontrolling?
Um ein erfolgreiches Projektcontrolling zu gewährleisten, müssen einige wichtige Voraussetzungen geschaffen werden, die dies gewährleisten können. Diese werden im Folgenden näher aufgezeigt.
Zunächst muss eine transparente und klare Zielplanung vorhanden sein, die die SMART- Kriterien erfüllen. Aus der Zielplanung muss zudem klar hervorgehen, wie die drei Zieldimensionen „Termine“, „Ressourcen“ und „Ergebnisse“ aussehen. Zudem müssen bei einem erfolgreichen Projektcontrolling die Planungsstrukturen mit den späteren Abfragestrukturen eindeutig übereinstimmen. Eine weitere wichtige Voraussetzung, die für ein erfolgreiches Projektcontrolling im Projektmanagement gegeben sein muss, ist, dass die relevanten Kennzahlen des Projekts zeitnah erfasst werden und dann der Projektleitung zur Verfügung gestellt werden können. Nur so können noch rechtzeitig Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden.
Zu den allgemeinen Voraussetzungen gehört Ehrlichkeit und ein gewisses Maß an Offenheit, damit das Projektcontrolling auch zielführend ist und keine Probleme während des Projekts übersehen werden. Daher sollte nie bewusst gelogen werden, um zum Beispiel besser dazustehen, sondern immer offen und ehrlich gesprochen werden, damit auch ein effizientes Projektcontrolling möglich ist. Das Unternehmen, das das jeweilige Projekt durchführt, sollte daher aber auch eine Kultur besitzen, die es den Mitarbeitern erlaubt, Fehler zu machen und diese Fehler als Chance zum Lernen ansieht und nicht als „Versagen“. Ist das dies nicht so, ist nicht davon auszugehen, dass weniger Fehler während eines Projekts gemacht werden, sondern dass die Fehler eher bewusst kaschiert werden. Dadurch kann es aber passieren, dass die Fehler viel zu spät bemerkt werden und ihnen nicht mehr so gut entgegengesteuert werden kann, als wenn sie von Anfang an klar kommuniziert werden.
Relevante Kennzahlen des Projektcontrollings
Es ist wichtig zu beachten, dass beim Projektcontrolling nur die für das Projektmanagement entscheidenden Kennzahlen gesteuert werden sollten, damit nicht unnötige Informationen und Daten erhoben werden, was mit unnötig hohem Aufwand verbunden wäre. Zudem liegen so alle für die Projektsteuerung wichtigen Informationen und Daten vor. Welche Kennzahlen gesteuert werden soll, wird immer projektspezifisch entschieden, aber es gibt einige sinnvolle Kennzahlen, die bei jedem Projekt angewendet werden können. In der Praxis wird immer ein projektspezifisches Kennzahlensystem verwendet, das aus verschiedenen Elementen besteht.
Ampelcontrolling
Hier ist zunächst das sogenannte Ampelcontrolling zu nennen, die als Grundlage für alle Steuerungsaktivitäten im Projektmanagement genommen werden kann. Mit Hilfe der drei Ampelfarben rot, gelb und grün wird bildlich dargestellt, in welchem Zustand sich ein Projekt aktuell befindet. Die Farbe grün bedeutet dabei, dass alles nach Plan läuft, gelb hingegen bedeutet, dass es Planabweichungen geben könnte und die Farbe rot zeigt, an, dass das Erreichen des vorher festgelegten Ziels nicht mehr möglich erscheint. Das Ampelcontrolling bietet den Vorteil, dass von allen Teilnehmern des Projekts direkt erkannt werden kann, wie der aktuelle Stand des Projekts ist, da die einfache Visualisierung über die drei Ampelphasen leicht zu verstehen ist. Auch wenn die Visualisierung über die drei Farben fast selbsterklärend ist, sollte jedoch zu Beginn des Projekts klar definiert werden, was jede Farbe im Einzelnen bedeutet, damit keine Missverständnisse aufkommen können.
Arbeitspaket- und Meilensteincontrolling
Eine wichtige Planungseinheit des Projektcontrollings sind die Arbeitspakete und die dazugehörigen Meilensteine eines Projekts. Zu Beginn sollte dabei festgelegt werden, ob die Arbeitspakete komplett oder aufgeteilt in die Zieldimensionen „Termine“, „Ressourcen“ und „Ergebnisse“ während des Projektcontrollings überprüft werden sollen. Dafür werden Projektcontroller für die Arbeitspakete bestimmt, die die Arbeitspakete dann kontrollieren und auch steuern. Dies passiert auf Grundlage der allgemeinen Planung des Projekts, die in der Vorprojektphase festgelegt wurde.
Time to complete
Eine weitere wesentliche Kennzahl im Projektcontrolling nennt sich „time to complete“, die anzeigt, wie viel Zeit noch bis zum Abschluss des Projekts gebraucht wird. Diese wird in den meisten Fällen in der Anzahl von Tagen gemessen. Zudem kann auch noch eine Prozentzahl bestimmt werden, die benennt, wie viel Zeit prozentual noch bis Ende des Projekts zur Verfügung steht und auch wie lange das Projekt bereits andauert. Diese Kennzahl bietet sich jedoch nur für die Zieldimension „Termine“ an und dadurch muss auch noch die Kennzahl „cost to complete“ eingeführt werden, die sich auf die Zieldimension „Ressourcen“ bezieht. Zusätzlich muss auch noch die Kennzahl „Fertigstellungsgrad“ angewendet werden, die in Prozentzahlen angibt, inwiefern das vorher festgelegte Projektziel bereits erfüllt ist. Diese Kennzahl muss zudem noch in Bezug zu den beiden Kennzahlen „time to complete“ und „cost to complete“ gesetzt werden, um beurteilen zu können, ob der Leistungsfortschritt nach Plan läuft oder ob mit Abweichungen bzw. Fehlentwicklungen des Projektplans zu rechnen ist. Die Kennzahl des Fertigstellungsgrades hat jedoch den Nachteil, dass sie schwieriger zu erfassen ist als die beiden anderen Kennzahlen. Dieses Problem lässt sich jedoch eindämmen, wenn man zu Beginn des Projekts eindeutige Messgrößen rechtzeitig festlegt. Dadurch kann sich das Projektteam an diesen Vorgaben orientieren und seine Arbeit an den Projektschritten dementsprechend ausrichten.
Kostengang- und Kostensummenlinie
Die Kostengang- und Kostensummenlinie gilt als eine weitere wichtige Kennzahl im Projektcontrolling. Diese ist dazu da, um die Kostenverläufe während eines Projekts verständlich zu visualisieren und eine eventuelle Projektnachkalkulation durchführen zu können. Diese beiden Kennzahlen werden meistens auf das gesamte Projekt angewendet. Die Kostenganglinie drückt dabei aus, wie viele Kosten pro Monat entstehen und welches finanzielle Budget dementsprechend pro Monat bereitgestellt werden muss. Die andere Kennzahl, die Kostensummenlinie, zeigt in einer kumulierten Form an, wie die Kostenentwicklung im Verlauf des Projekts aussieht. Im Vergleich zur Kostenganglinie, die es ermöglicht die einzelnen Monate gezielt zu steuern, vermittelt die Kostensummenlinie einen allumfassenden Überblick über das Projekt. Bei Betrachtung dieser beiden Kennzahlen sollten jeweils der Soll-Zustand und der Ist-Zustand erfasst werden und miteinander in Bezug gestellt werden.
