Projektziele definieren und formulieren: Beispiele

Klar definierte Ziele zu haben, hilft sowohl im Privatleben als auch im Projektmanagement. Nur wenn jeder weiß, in welche Richtung das Team geht, können alle auch an einem Strang ziehen – und am Ende einen Projekterfolg feiern. In diesem Artikel liest du, was Projektziele eigentlich genau sind, warum diese essenziell sind und welche Methoden dir beim Festlegen behilflich sein können.

Was sind Projektziele?

Jedes Projekt braucht ein klares Ziel. Ohne klares Ziel gibt es keine klare Richtung, in die alle Teammitglieder zusammen gehen und das Ergebnis davon ist Chaos – und das gilt es als Projektmanager unbedingt zu vermeiden. Daher ist es essentiell, dass du als Projektmanager zu Beginn eines neuen Projekts die Ziele genau definierst. Diese können sowohl materiell als auch theoretisch sein (also zum Beispiel „Effizienz im Team steigern“).

Warum Projektziele definieren?

Stell dir vor, du läufst einen Marathon – aber niemand sagt dir, wo du am Ende ankommen solltest. Du hast also weder eine Richtung, an der du dich orientieren kannst, noch weißt du wie du deine Kräfte am besten einteilen kannst, um am Ende irgendwo anzukommen. Das kann auch auf ein Projekt übertragen werden. Sind die Ziele eines Projekts nicht klar definiert, schafft dies Unsicherheit im Team. Ist jedoch von Anfang an klar definiert und kommuniziert was die Ziele sind, wer für was zuständig ist und wie viel Zeit jeder für seinen Teil hat, kommen Motivation und Tatendrang auf, denn du als Projektmanager hast somit eine sichere Basis geschaffen. Die Teammitglieder werden sich außerdem wertgeschätzt fühlen, weil sie genau sehen, dass ihre Arbeit einen wichtigen Teil in deinem Plan ausmacht. Eine gute und ordentliche Planung wirkt sich außerdem positiv auf den Teamgeist aus, denn es wird ersichtlich, dass die Projektziele nur gemeinsam erreicht werden können.

Magisches Dreieck der Projektziele

Das magische Dreieck der Projektziele besteht aus den Komponenten Zeit, Inhalte und Kosten. Dieses hilft dir, die wichtigsten Aspekte in deine Projektziele einzuarbeiten. Stelle dir dazu diese Fragen:

• Zeit: Bis wann sollte das Projekt abgeschlossen sein? Wie viel Zeit haben wir für die einzelnen Tasks?
• Inhalte: Was soll konkret erreicht werden? Was streben wir an?
• Kosten: Wie sieht das Budget aus? An welcher Stelle können wir großzügig sein und wo können wir sparen?

Oftmals ändern sich ein oder mehrere dieser Punkte im Laufe eines Projekts. Daher ist es wichtig, am Anfang einen grundlegenden Projektplan zu erstellen, gleichzeitig jedoch flexibel zu bleiben und eventuell einen Plan B parat zu haben, sollte doch noch ein Stück vom Budget abfallen oder sich andere Projektvorgaben ändern.

Wie werden Projektziele formuliert?

Hier gibt es verschiedene Methoden. Im Folgenden stellen wir dir drei dieser Methoden vor, die die genaue Formulierung von Projektzielen erleichtern sollen. Das Schöne an diesen Formeln ist, dass du diese sowohl im Projektmanagement benutzen kannst als auch in vielen anderen Bereichen, wie zum Beispiel in deinem Privatleben, wenn es darum geht, dir neue Ziele zu stecken (und dazu muss es nicht unbedingt Neujahr sein).

Die SMART-Methode

Die wahrscheinlich bekannteste Formel für das Erstellen von Projektzielen (aber auch privaten Zielen), ist die SMART-Formel. Diese Abkürzung steht für:

• Spezifisch
• Messbar
• Ausführbar
• Realistisch
• Terminiert

Diese fünf Adjektive helfen dir dabei, deine Projektziele so präzise wie möglich zu planen. Indem du die Definition so spezifisch wie möglich hältst, können zwischen den Projektbeteiligten weniger Missverständnisse entstehen. Sind deine Ziele messbar, kannst du den genauen Punkt bestimmen, wann sie erreicht sind. Versuche also ungenaue Ziele wie „Produktivität steigern“ zu vermeiden, da hier nicht klar und deutlich hervorgeht, wann dieser Zeitpunkt erreicht ist. Besser wäre eine Zielformulierung wie „Produktivität um 10% steigern“. Dies muss natürlich auch ausführbar und realistisch sein. Versuche, dein Projektteam weder mit zu kleinen Zielen zu langweilen noch mit unrealistischen Zielen zu überfordern. Das erfordert besonders am Anfang deiner Projektmanager-Karriere ein wenig Übung, aber sobald du ein wenig Erfahrung gesammelt hast, wirst du ein Gespür dafür bekommen. Ist dein definiertes Projektziel nun auch noch terminiert (mit dem bereits erwähnten Beispiel wäre das: „Produktivität um 10% bis zum Tag X steigern), hast du alle Kriterien der SMART-Methode erfüllt und bist auf einem sehr guten Weg.

Die WOOP-Formel

Die zweite Vorgehensweise beim Definieren von Zielen trägt das Akronym WOOP. Dies steht für:

• Wish (Wunsch)
• Outcome (Ergebnis)
• Obstacle (Hindernis)
• Plan

Hierbei geht es nicht so sehr um das genaue Definieren von Zielen wie beispielsweise bei der SMART-Methode, sondern eher darum, Ziele erstmal zu identifizieren. Auch potenzielle Hindernisse sind bei der WOOP-Methode bereits inbegriffen. So können einige Worst Case Scenarios durchlaufen werden und Strategien entworfen werden, die diese entweder vermeiden oder welche Verhaltensweisen während diesen Hindernissen am effektivsten sind. Diese Methode hilft sowohl bei zu erreichenden Zielen in kurzer als auch in längerer Zeit.

Die CLEAR-Formel

Die dritte Art und Weise, Projektziele präzise zu planen und durchzuführen ist die CLEAR-Methode, wobei dieses Akronym für die folgenden Adjektive steht:

• Challenging (herausfordernd)
• Legal
• Exciting (aufregend)
• Agreed (einverstanden)
• Recorded (notiert)

Diese Methode konzentriert sich, ähnlich wie die SMART-Formel, auf die genaue Formulierung der Projektziele. Das ausführende Projektteam sollte dabei also weder unter- noch überfordert sein, sondern durch die Projektziele angemessen herausgefordert werden. Natürlich sollten die festgesteckten Ziele nicht gegen das Gesetz oder die Firmenregelungen verstoßen und mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen. Frage dich außerdem, ob du mit deinen gesetzten Zielformulierungen alle Projektbeteiligten begeistern kannst und deine Ziele attraktiv präsentieren kannst. Wahrscheinlich werden deine Ziele nicht immer für alle komplett aufregend und attraktiv sein – aber es liegt an dir, die Vorteile dieser Ziele vorzustellen und aktiv dahinter zu stehen. Alle Beteiligten sollten mit den Zielen übereinstimmen, sonst läufst du Gefahr, dass das Team nicht in die gleiche Richtung läuft. Plane genug Zeit für mögliche Diskussionen ein und sei offen für Vorschläge. Und zu guter Letzt sollten die Ziele schriftlich festgehalten sein. Vor allem bei längeren Projekten kann das ein oder andere in Vergessenheit geraten. Um immer wieder zu überprüfen, ob sich die Projektbeteiligten in die richtige Richtung bewegen, ist es gut, ein Dokument zu haben, in dem alle Projektziele festgehalten sind.

Projektziele und Nicht-Ziele

Wichtig ist es ebenfalls zu wissen, was kein Ziel eines Projekts ist. Das mag zunächst komisch klingen, hilft aber enorm, wenn es darum geht, deine Projektziele ordentlich zu definieren. Um so präzise wie möglich zu sein, solltest du auch überlegen, was keine angestrebten Ziele sind. So vermeidest du außerdem Missverständnisse mit deinen Teamkollegen und gibst eine transparente Zieldefinition.

Projektziel erreicht – und dann?

Ein Projekt ist beendet und alle Projektziele wurden in der geplanten Zeit erreicht? Herzlichen Glückwunsch, dieser Projekterfolg muss gefeiert werden! Lobe deine Teammitglieder und hebe individuell ihren Anteil bei der Zielerreichung hervor. Eine gute Planung ist zwar die halbe Miete, dennoch braucht es natürlich auch den praktischen Teil, um die Projektziele umzusetzen. Reflektiere, was besonders gut funktioniert hat und was vielleicht doch noch ein wenig Feinschliff benötigt. In welchen Situationen hat die Kommunikation gut funktioniert und in welchen eher weniger? Aus jedem Projekt wirst du wertvolle Learnings für deinen nächsten Projektauftrag bekommen. Stelle sicher, dass du dir am Ende genügend Zeit nimmst, um darüber nachzudenken und dir deine Gedanken dazu aufschreibst. So kannst du später noch besser von deinen Erfahrungen profitieren.

Praktische Tipps für deine Zielsetzung

Hier haben wir noch ein paar nützliche Tipps für deine Projektzieldefinition gesammelt:

Kleine Ziele, große Ziele

Es hilft sehr, Projektmeilensteine zu setzen – und diese beim Erreichen anzuerkennen und zu feiern. Denn das Erreichen von Zwischenzielen gibt umso mehr Motivation und Ausdauer, um das große Gesamtziel am Ende des Projekts zu realisieren. Baue diese Meilensteine in deine Checkliste ein und überprüfe immer wieder, ob die Projektbeteiligten in die richtige Richtung gehen.

Bringe es auf den Punkt

Damit deine Ziele klar und prägnant sind, ist es am besten, kurze und detaillierte Formulierungen zu verwenden. Für lange Sätze mit viel Inhalt kannst du die Projektbeschreibung verwenden. Bei der Zieldefinition gilt jedoch: In der Kürze liegt die Würze.

Zwischenkontrolle

Im Laufe eines Projekts solltest du immer wieder kurz innehalten und reflektieren, ob deine Zielformulierungen zu positiven Projektergebnissen führen oder eventuell angepasst werden müssen. Ein Projekt ist keine starre Angelegenheit, Projektvorgaben können sich im Laufe eines Projektlebenszyklus ändern und müssen unter Umständen dementsprechend geändert werden. Nutze am besten auch die Meilensteine dazu, um darüber nachzudenken.