Projektrisiken: Risiken im Projektmanagement

Projektrisiko - eine Definition

Niemand kommt um sie herum: Die Projektrisiken. Sie sind allgegenwärtig und dürfen nicht von dir unterschätzt werden, um den Projekterfolg zu sichern.

Ein wichtiges Merkmal sowohl von Projekten als auch von ihren Risiken sind die einmaligen Bedingungen. Ein Projekt ist definiert durch spezifische Zielvorgaben und zeitliche Bedingungen. Darüber hinaus hat ein Projekt finanzielle und personelle Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

Projektrisiken kennzeichnen sich durch unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeiten und dem Ausmaß der entstehenden Konsequenzen. Kann man bei den einen Projekten auf Erfahrungswerte zurückgreifen, führt die Neuartigkeit der anderen zu großen Unsicherheiten.

Risikokategorien - Einfluss auf das Projektergebnis

Während dem Projektverlauf können verschiedene Risikoarten auftreten. Diese musst du in der Projektplanung beachten, um daraus Gegenmaßnahmen ableiten zu können. Neben Planungs- und Managementrisiken gibt es noch viele weitere. Zu den häufigsten Projektrisiken gehören unter anderem:

Das Terminrisiko

• Ein Projekt folgt stets einem strikten Terminplan. In diesem sind Meilensteintermine festgelegt. Ein solcher Meilenstein muss zunächst freigegeben werden, wofür bestimmte Freigabekriterien erfüllt sein müssen. Sind beispielsweise Projektaufgaben noch nicht abgeschlossen, von denen der weitere Projektverlauf abhängt, kommt es zu Verzögerungen. Terminüberschreitungen bergen das Risiko, die Abschlusszeit nach hinten zu verlegen. Der Projektabschluss verzögert sich also.
• Auch durch Änderungsanträge durch den Auftraggeber kann es zu Terminverzögerungen kommen. Der Aufwand zum Erreichen der Zielvorgaben erhöht sich dann, oder es muss gar eine komplette Umstrukturierung der Projektphase stattfinden.

Im Vorfeld zu planen:

Um trotz Zeitdruck die Projektziele einhalten zu können, bedarf es einen Projektzeitplan, der Pufferzeiten enthält und für solche Ereignisse vorbereitet ist.

Das Kostenrisiko

• Nicht selten kommt es vor, dass während der Projektarbeit doch mehr Geldmittel benötigt werden als vorher angenommen. Dies geschieht vor allem dann, wenn vertraglichen Regelungen zu Beginn des Projekts nur wenig Aufmerksamkeit zuteil gelassen wurden.
• Wenn der Auftraggeber beispielsweise weitere Anforderungen an das Projektteam stellt, kann es zu Kostenüberschreitungen kommen. Die Projektmitarbeiter müssen gegebenenfalls mehr Arbeitszeit investieren oder weitere Projektmaterialien müssen angeschafft werden.  
• Unstimmigkeiten werden dann vermieden, wenn solche Änderungen bereits im Vertrag berücksichtigt sind. So kannst du als Projektverantwortlicher Nachforderungen stellen, um einen gewissen Grundschutz zu gewähren.

Im Vorfeld zu planen:

Das Projektbudget sollte realistisch bestimmt werden. Änderungswünsche werden in fast jedem Projekt auf dich zukommen. Um den wechselnden Projektanforderungen gerecht zu werden, ist es unabdingbar, einen finanziellen Puffer in der Kostenplanung zu berücksichtigen. Vertragliche Rahmenbedingungen, wie das Zahlen von Nachforderungen, helfen zusätzlich dabei, das Risikopotenzial zu minimieren.

Das Ressourcenrisiko

• Hierzu zählt unter anderem der Ressourcenmangel. Das ist dann der Fall, wenn dir nicht genügend Mitarbeiter für das Projektteam und die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung stehen. Wenn wichtige Schlüsselressourcen bereits überbelastet sind, führt dies ebenso zu verminderter Produktivität.
• Darüber hinaus besteht ein Ressourcenrisiko aber auch dann, wenn Mitarbeiter erst eingearbeitet werden müssen, was wiederum zu Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und geringerer Produktivität führen kann.
• Wenn die Leistungen der Projektmitglieder mangelhaft sind, werden Qualitätsanforderungen nicht erfüllt. Die Leistung einzelner Projektressourcen kann auch während dem Projektverlauf sinken, wenn die Motivation mit der Zeit abnimmt. Leistungsrisiken und Qualitätsrisiken können demnach Folge von Ressourcenrisiken sein.

Im Vorfeld zu planen:

Um Ressourcenrisiken weitestgehend entgegenzuwirken, musst du deine Ressourcen vor Beginn sinnvoll zuteilen. Mit einem Referenzplan schaffst du dir einen Überblick und Transparenz über alle Projekte. Durch einen Ressourcenplan weißt du immer, wann welche Ressourcen zugeteilt sind und welche dir zur Verfügung stehen.

Risikofaktoren auf einen Blick

• Veränderte Anforderungen und erweiterter Projektumfang
• Fehlende Projektkommunikation und Missverständnisse
• Zeitdruck und fehlende Ressourcen
• Instabilität der Projektumgebung
• Mangelhafte Projektorganisation
• Unsichere Vertragslage
• Abhängigkeit von Dritten
• Beschaffung von Materialien
• Konflikte zwischen Stakeholdern
• unzureichende Kundenakzeptanz
• Genehmigungen und Bürokratie

Umgang mit Projektrisiken

Du weißt nun darüber Bescheid, welche Projektrisiken gegebenenfalls auf dich zukommen werden. Als Projektleiter ist es deine Aufgabe, mögliche Bedrohungen zu erkennen und vorbeugende Maßnahmen abzuleiten. Und das noch vor Projektstart. Sollte es zu einer Projektkrise kommen, weißt du genau, welche Risikobewältigungsstrategien du einleiten musst.

Risikoidentifizierung und Risikoplanung

An erster Stelle steht die Identifizierung von möglichen Risiken. Brainstorming ist hierfür eine beliebte Vorgehensweise. Wenn Bedrohungsszenarien frühzeitig erkannt werden, ermöglicht eine gezielte Vorbereitung ein schnelles Handeln, wenn diese eintreten. Nach der Risikofeststellung und Risikobeschreibung folgen weitere Schritte:

• Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?

Bei diesem Schritt wird die Eintrittswahrscheinlichkeit festgelegt. Hierzu wird das Eintreten eines Ereignisses auf einer Skala von 0% („tritt nie ein“) bis 100% („tritt definitiv ein“) eingeordnet.  Zum Feststellen der Eintrittswahrscheinlichkeit eignet sich unter anderem die Wahrscheinlichkeitsmatrix.

• Welche Risikoauswirkungen gibt es?

An dieser Stelle wird der Schweregrad und die Tragweite eines Ereignisses festgestellt. Dazu werden zudem Wirkungszusammenhänge beachtet. Eine einzelne Projektkrise kann die gesamte Projektstruktur beeinträchtigen. Die Risikoeinschätzung ist Vorläufer für die weiteren Schritte.

Der Risikowert ist eine Kenngröße, die zeigt, wie gefährlich ein Risiko für das Projekt ist:

Risikowert in € = Eintrittswahrscheinlichkeit in % x Tragweite in €

Durch den Risikowert können die Einzelrisiken in eine Rangordnung gebracht und somit Prioritäten gesetzt werden.

• Welche Risikostrategien stehen mir zur Verfügung?

Sind die Risiken einmal festgestellt, bewertet und priorisiert, werden entsprechende Risikomaßnahmen abgeleitet.

• • Vermeiden: Zur Risikovermeidung müssen alle Grundursachen bekannt sein, sodass diese komplett beseitigt werden können. Eine Planungsänderung ist dann sinnvoll, wenn das Eintreten eines solchen Risikos zeigt, dass dieses besonders projektgefährdend ist.
  • Reduzieren: Oftmals findet auch lediglich eine Risikominderung statt. Bei dieser Strategie wird also versucht, die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos zu senken oder die Schadenshöhe zu begrenzen.
  • Verlagern: Bei der Risikoabwälzung wird das Risiko an einen anderen Projektbeteiligten übergeben. Damit lässt sich oftmals aber nicht garantieren, dass das Risiko für das Gesamtprojekt gemindert wird. Auch lässt sich das Problem eines Projekts in ein Folge- oder Parallelprojekt verlagern.
  • Akzeptieren: Auch hat man die Möglichkeit der Risikoakzeptanz. Sinnvoll ist dies dann, wenn der Risikoeffekt nur minimal ist. Du solltest allerdings im Hinterkopf behalten, dass sich Risiken während der Projektarbeit verändern können.

• Welche Maßnahmen, wenn Risiken nicht akzeptiert oder verlagert werden?

Um Risiken vermeiden oder reduzieren zu können, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Unterteilt werden diese in zwei Kategorien:

• • Präventive Maßnahmen: Solche Maßnahmen wirken vorbeugend und sollen dafür sorgen, dass es gar nicht erst zum Risikoeintritt kommt. Die Ursachen des Risikos müssen also bekannt sein.
  • Korrektive Maßnahmen: Wenn das Risiko bereits eingetreten ist, werden korrektive Maßnahmen herangezogen. Durch diese wird der Schaden reduziert. Sie eignet sich dann, wenn der Aufwand und die Kosten der präventiven Maßnahmen sehr hoch sind und das Risiko eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit hat.

Methoden und Techniken

Projektorganisation und eine entsprechende Risikokultur sind das A und O für einen erfolgreichen Projektablauf. Kreativtechniken wie Brainstorming kommen bei der Risikoidentifizierung zum Einsatz. Aber die gesamte Risikoplanung besteht aus verschiedensten Mitteln der Projektdokumentation. Fehlende Planungsunterlagen führen nicht selten zum Scheitern des Projekts.

Das Risikoregister

Hier werden alle Risiken von dir als Projektleiter erfasst. Die sieben Risiken mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit erhalten eine Priorisierung. Außerdem dient ein solches Register als Risikoübersicht.

Risikokommunikation

Die Kommunikation zwischen den Risikoverantwortlichen ist entscheidend für jegliche Risikomanagementsysteme. Die bewerteten Risiken werden also in einer Risikoliste, wie beispielsweise dem Risikoregister, an die zuständigen Entscheidungsträger weitergeleitet.

Berichtsformate

In dem Risikobericht werden die Risiken in einem Koordinatensystem dargestellt. Hinzu kommen die Risikoabwehrmaßnahmen, bereits abgeleitete Maßnahmen und die jeweiligen Zuständigkeiten. Dieses Berichtsformat wird ständig aktualisiert, überwacht und analysiert. Darüber hinaus werden hier auch Schadenserwartungswerte festgehalten.

Risiko- und Chancencontrolling

Hier werden die Risiken im Hinblick auf die anzustrebenden Unternehmensziele gesteuert. So kann gezielt auf erkannte Risiken reagiert werden.

Internes Kontrollsystem

Ein effizientes Frühwarnsystem und Risikobewältigungssystem sind dann gesichert, wenn ein angemessenes Überwachungssystem besteht. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Risikoüberwachung sind ein internes Kontrollsystem (IKS) und eine interne Revision.

Risikoorientiertes Projektmanagement – Das kannst du!

Als Projektmanager übernimmst du essenzielle Aufgaben auf der Führungsebene. Wenn ein Projektauftrag mal nicht so läuft, wie er soll, bedeutet dies Handlungsbedarf! Und du besitzt die Kompetenz, genau diese Handlungen umzusetzen. Nach einer Einschätzung über mögliche Risiken, wendest du ursachenbezogene Strategien zur Risikobewältigung an. Dabei übernimmst du die Leitung deiner Teammitglieder und hast stets den Überblick.