In einem Projekt fällt eine Vielzahl von Aufgaben an, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten fertig gestellt werden müssen. Wie behält man den Überblick über die Aufgabenverteilung und den einzuhaltenden Zeitrahmen? Dieses Problem kann ein Gantt Diagramm lösen.
Erklärung: Was ist das Gantt Diagramm?
Um 1910 herum entwarf Henry Gantt ein Diagramm, das die Zeitplanung in einer Fabrik vereinfachen sollte. Bereits einige Jahre vor ihm erfand Karol Adamiecki eine ähnliche Grafik, das sogenannte Harmonogramm. Mit der Zeit wurden die Vorteile der beiden Systeme miteinander verbunden und das heute bekannte Gantt Diagramm war geboren.
Das Gantt Diagramm, auch Gantt Chart oder Balkenplan genannt, kann als Spezialform eines Balkendiagrammes angesehen werden, das sich horizontal erstreckt. Mithilfe des Balkenplans können Aktivitäten, Aufgaben und Termine visuell auf einer Zeitachse veranschaulicht werden. Auf der linken Seite der zeitlich skalierten Grafik ist die Auflistung der Aufgaben dargestellt und im oberen Bereich die Zeitachse, welche von links nach rechts zu lesen ist. Jeder Balken stellt eine Aktivität dar, wobei dessen Länge die Dauer und somit zugleich Start- und Enddatum der Aufgabe festlegt.
Das Gantt Diagramm ist darauf ausgelegt, Projekte, die aus diversen Teilaufgaben bestehen, besser koordinieren zu können, indem der Zeitplan visualisiert wird. Terminplanvorgänge und Meilensteine können so besser im Blick behalten werden und es steht immer eine Übersicht über die Fortschritte des Projekts zur Verfügung.
Zusammenfassend gibt der Balkenplan somit einen Überblick über die zu erfüllenden Aufgaben innerhalb eines Projekts, sowie deren eingeplante Dauer, Überschneidungen zwischen Aufgaben und Beginn und Ende der einzelnen Schritte, beziehungsweise des gesamten Vorhabens.
Bauplan: Die Elemente des Gantt Diagramms
Im Wesentlichen enthält das Gantt Diagramm folgende Informationen:
- Aufgabenabhängigkeiten
- Geplanter Zeitrahmen
- Arbeitspakete und separate Aufgaben
- Fortschrittsanzeige
- Datumsangaben
- Pufferzeiten
- Kritischer Pfad
Ein Blick auf das Diagramm sollte ausreichen, um die einzelnen Vorgänge des Projekts auf der Zeitleiste wiederfinden zu können. Hierzu ist es notwendig, Start- und Enddaten der Aufgaben korrekt einzutragen und anhand der Balken darzustellen. Für Teammitglieder sollten ihre Zuständigkeiten und Deadlines ersichtlich sein, sowie die Pufferzeiten für die Erledigung gewisser Teilaufgaben. Kommt es zu zeitlichen Überschneidungen von Aufgaben oder bestehen Abhängigkeiten zwischen Teilaufgaben, können diese ebenfalls in dem Gantt Diagramm dargestellt werden. Manche Aktivitäten müssen eventuell erst abgeschlossen werden, bevor ein weiterer Schritt eingeleitet werden kann. Dadurch, dass die Zusammenhänge dargestellt werden, können bei Aufgabeverschiebungen innerhalb des Charts schnell Probleme identifiziert werden und eine Neukoordinierung vorgenommen werden.
Damit alle Teammitglieder über die aktuellen Änderungen aufgeklärt werden können, kommt für das Gantt Diagramm meist eine Cloud basierte Software zum Einsatz, die eine ständige Aktualisierung des Plans erlaubt.
Nicht nur die Aktivitäten sind essenzielle Elemente des Diagramms, sondern auch die Visualisierung der Meilensteine. Besonders für die Projektleitung ist die überschaubare Darstellung der Etappenziele relevant, damit der Fortschritt jederzeit nachverfolgt werden kann und eventuell notwendige Änderungen im Terminplan vorgenommen werden können. Nicht nur die Leitung profitiert von der Transparenz der Meilensteine, sondern auch das Projektteam. Die Visualisierung der Erfolge und erbrachten Leistungen erhält die Motivation im Team aufrecht.
Insgesamt sollte in der Grafik der kritische Pfad erkennbar sein. Das heißt, die wichtigsten Aufgaben für die Fertigstellung des Projekts sind entlang der Zeitleiste identifizierbar und Probleme, die durch Aufgabenabhängigkeiten entstehen können, sind erkennbar.
Das Gantt Diagramm in der Projektplanung
Mit dem Balkenplan können in vielen Bereichen Terminplanvorgänge dargestellt werden. Der Hauptverwendungsbereich ist jedoch das Projektmanagement.
Projekte bestehen aus kleineren Teilaufgaben, die zusammengenommen zur Zielerreichung führen. Diese Aufgaben unterscheiden sich in Dauer, Beginn und Abgabedatum. Zudem kann jede Aufgabe einem anderen Projetmitarbeiter zugeordnet sein. Damit der Projektmanager bei diesen komplexen Arbeitsvorgängen nicht den Überblick verliert, ist das Gantt Diagramm eine effektive Lösung, um das Projekt anhand einer Zeitleiste zu veranschaulichen und die Terminplanung zu überwachen.
Voraussetzungen für die Erstellung des Diagramms sind der ausgearbeitete Projektstrukturplan und eine Tabelle der Arbeitszeiten, um die Termine und Aufgaben effizient aufteilen zu können. Die Visualisierung logischer und zeitlicher Verknüpfungen zwischen den Vorgängen erleichtert dem Projektleiter das Zeit- und Arbeitsmanagement und vereinfacht die Identifizierung von möglichen Risiken des Projekts.
Das Gantt Diagramm überzeugt durch das Ermöglichen einer strukturierten, übersichtlichen und effektiven Projektplanung und ist im Projektmanagement nicht wegzudenken.
How To Gantt Diagramm
Für die Erstellung eines Gantt Diagramms können verschiedene Methoden herangezogen werden. Die handgezeichneten Grafiken auf Tafeln oder Zetteln gehören jedoch zum Glück der Vergangenheit an. Dank der Digitalisierung stehen diverse Tools zur Verfügung, die es ermöglichen, die grafische Fortschrittsanzeige auf ökonomischere Weise zu veranschaulichen.
Egal welches Tool man benutzt, einige Schritte bleiben immer gleich:
- Zeitraum festlegen: Anfangsdatum und Abgabefrist
- Projekt in Teilaufgaben bzw. Projektschritte gliedern
- Festlegung der Aufgabendauer
- Aufgabenabhängigkeiten visualisieren
- Zuordnung der Aufgaben zu Teammitgliedern
- Etappenziele festlegen
- Stetige Anpassung bei Planänderung
Wie erstelle ich ein Gantt Diagramm mit Excel?
Ein mögliches Tool für die Erstellung und Verwaltung eines Gantt Diagramms ist Excel. Hierzu ist es nicht notwendig, das Diagramm von Grund auf zu illustrieren. Im Internet findet sich für fast jeden Fall die richtige Diagrammvorlage, die zum freien Download bereitsteht. Wenn die Nutzung einer PM-Software nicht infrage kommt, ist dies eine gängige Lösung, wobei die Arbeit mit Excel wenig Flexibilität ermöglicht. Änderungen im Nachhinein vorzunehmen, Mitarbeiter zuzuteilen und Abhängigkeiten einzuarbeiten gestaltet sich in dem Office Programm deutlich schwerer als mit einer speziellen Software.
Gantt Diagramm mit Word erstellen
Auch mit Word ist es theoretisch möglich, ein Gantt Diagramm zu erstellen. Wie auch bei der Verwendung von Excel bietet diese Möglichkeit allerdings wenig Flexibilität und ist mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden.
Neben der Verwendung von Vorlagen, kann über das Diagramm Tool und die Funktion der gestapelten Balken manuell eine Gantt Chart erstellt werden. Der Vorteil von automatischen Anpassungen fällt bei dieser Variante jedoch weg, weshalb die Verwendung von PM-Software zu empfehlen ist.
Gantt Diagramm mit PM-Software erstellen
Die einfachste und effizienteste Methode ein Gantt Diagramm zu erstellen ist sicherlich die Verwendung von spezieller PM-Software. Die grafischen Funktionen sind bereits programmiert, sodass der Projektstrukturplan direkt in das Programm eingepflegt werden kann. Änderungen können mit Leichtigkeit vorgenommen werden und durch Cloud-Dienste an Teammitglieder weitergeleitet werden. Gerade bei Aufgabenabhängigkeiten stellt die Software durch das einfache Verschieben von Balken und automatisch kalkulierten Zeitleistenanpassungen eine effektive Arbeitsweise sicher.
Neben der guten Handhabung bietet die Option des Abspeicherns von Vorlagen die Möglichkeit, den zugrundeliegenden Projektplan für weitere Vorhaben als Vorlage abzuspeichern.
Vor- und Nachteile des Gantt Diagramms
Für viele Projekte ist die Gant Chart die optimale Methode, um die Projektplanung zu organisieren. Es bietet die Möglichkeit, die wesentlichen Vorgänge zu visualisieren und Aufgaben zu koordinieren. Mit steigender Projektgröße und -komplexität kann die Grafik jedoch unübersichtlich werden. Es ist gut vorstellbar, dass bei einer sehr kleinschrittigen Vorgehensweise zu viele Aufgaben miteinander kollidieren können und so der eigentlich gewünschte gute Überblick ausbleibt. In diesem Fall sollten andere grafische Darstellungsmethoden in Erwägung gezogen werden.
Gantt Diagramm: Was spricht dafür, was dagegen?
| Vorteile + | Nachteile - |
| Gute Lesbarkeit | Arbeitsaufwand: Erstellung und stetige Anpassung |
| Übersichtliche Darstellung der Aufgabenzusammenhänge | Linearität: sinnvoll nur bei konkretisiertem Start und Ende |
| Effektives und effizientes Ressourcenmanagement | Bei komplexen Projekten zu viele Details: Verlust der Übersicht |
| Erleichterung der Kommunikation | Zu späteren Zeitpunkten eines Projekts auch andere Tools notwendig |
| Überblick über die Fortschritte/Meilensteine | Probleme bei der Identifizierung aktueller Informationsquellen |
| Motivationssteigerung: Gesamtleistung und Erfolge des Teams im Blick |
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| Erleichterung Zeitmanagement |
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Zusammenfassend ist demnach festzuhalten, dass das Gantt Diagramm eine grundlegende Erleichterung bei der professionellen Projektplanung darstellt und ein effektiveres und effizienteres Arbeiten ermöglicht. Offene Ressourcen sind schneller ersichtlich und mögliche Probleme in der Terminplanung können rechtzeitig ausfindig gemacht werden. Auch die Teamarbeit profitiert von der grafischen Visualisierung des Gesamtprojekts, was eine reibungslosere Zusammenarbeit ermöglicht. Je komplexer das Projekt wird, desto eher sollten allerdings andere Methoden genutzt werden, da mit steigender Detailliertheit die Vorteile des Gantt Diagramms in den Hintergrund rücken. Zudem muss für die Erstellung und Anpassung Zeit eingeplant werden. Die Verwendung von PM-Software garantiert hierbei eine bequeme Anwendung und kann diesen Prozess erleichtern.
